Life Skills

Waarom duren vergaderingen altijd 1 uur? Ik vind het altijd opmerkelijk dat als ik een uitnodiging krijg voor een vergadering dat deze altijd 1 uur duurt. Of de onderwerpenlijst nu lang of kort is, het is altijd een uur. Hier een lijst van 10 tips om productieve vergadering te houden (ja ja, ze bestaan!)

1. Laten we om te beginnen eens de tijd plannen die we daadwerkelijk nodig hebben voor een vergadering. En dan doen we deze dan ook nog een door de helft.

2. Weet van te voren wat voor type vergadering je gaat doen. Ik heb hier al eerder over geschreven. Weet of je een informerende, toestemming vragende of discussie vergadering bij gaat wonen. Als het een van de eerste twee is, vraag dan om de notulen of presentatie en ga verder met wat nuttigs doen. Vergaderingen hoeven alleen plaats te vinden indien er een oprechte discussie nodig is.

3. Hou een duidelijke agenda aan met de discussie punten. Per punt dan ook nog eens een maximum tijdsduur. Bij Cisco is het zelfs zo dat als mensen afwijken van de agenda, andere mensen het recht hebben om op te staan en weg te lopen.

4. Doe geen last-minute vergaderingen. Plan ze in ieder geval een paar dagen van te voren, zodat iedereen zich kan inlezen en voorbereiden.

5. Start op tijd! Iemand 5 minuten te laat? Jammer! Cisco doet de deur op slot op het moment dat de vergadering start.

6. Gebruik een voorzitter. Iemand die op de agenda let en de algehele doorgang van de vergadering

7. Gebruik een aparte notulist. Deze tikt live op een beamer de notulen in, zodat de rest van de groep gelijk kan zien of deze goed zijn. Op deze manier verlies je naderhand geen kostbare tijd met het nalezen van de notulen om te zien of ze goed zijn.

8. Gebruik een grote klok. Projecteer een grote klok op het scherm zodat iedereen weet hoe ver ze zijn in de meeting.

9. Stop op tijd. Niets zo vervelend als vergaderingen die uitlopen. Is de geplande tijd voorbij en nog niet alle punten zijn besproken? Dan heeft de voorzitter zijn werk niet goed gedaan, of dan zijn er punten aan bod gekomen die dus nog dieper in een volgende sessie behandeld moeten worden.

10. Doe de vergadering terwijl je staat. Het zal je verbazen hoeveel sneller er beslissingen genomen worden en hoeveel korter deze meeting duurt. Andere trucs om de voortgang zeker te stellen is de vergadering als laatste onderdeel van de dag te doen. Het beste natuurlijk op vrijdag om 16:00 uur.