Life Skills

Een simpele vraag die vaak gesteld wordt door mensen. Vaak vinden mensen dat ze te weinig productief zijn en te vaak dingen uitstellen. Nou zijn er al duizend+ boeken geschreven over dit onderwerp en het verbaast me altijd om te zien hoeveel pagina’s er besteed kunnen worden aan dit onderwerp.

Er blijven natuurlijk heel veel mogelijkheden die voor de ene persoon beter werken dan voor de ander. Er zijn systemen die met ingewikkelde lange lijsten werken en allerlei statussen geven aan zaken die moeten gebeuren en er zijn systemen die meer werken vanuit je gevoel en laten flowen in het werk.

Daarom kan ik alleen vertellen wat voor mij werkt en voor de teams waar ik leiding aan gegeven heb die ik deze methode heb geleerd. Niet iedereen is geschikt voor deze methode maar voor degene voor wie het wel past geeft het een ontzettende productiviteit boost.

In het kort komt het er op neer dat je je dagen op gaat delen in sessies van 30 minuten en gaat opschrijven wat je de laatste 30 minuten hebt gedaan. De hoofdzaken alleen! Dus bijvoorbeeld het schrijven van een blog, beantwoorden email, etc. Toiletbezoeken opschrijven mag je achterwegen halen.

Dit doe je in totaal voor 30 dagen, de tijd die nodig is om een nieuwe gewoonte te kweken in je leven. 30 dagen lang, elke dag een journaal bijhouden van wat je doet. Puur vanwege het feit dat je zichtbaar maakt dat je op maandag tussen 14 en 17 uur eigenlijk alleen maar hebt zitten surfen op het internet geeft een grote spiegel voor jezelf om te beseffen dat dat niet kan.

Namelijk van jezelf op papier zien dat je niets aan het doen bent terwijl je jezelf hebt voorgenomen productief te zijn tijdens de dag is prikkel genoeg om toch door te blijven gaan.

Blijf ook loggen in het weekend en blijf het systeem flexibel gebruiken! Dus als je eens een anderhalf uur lang in een flow qua werk hebt gezeten dan schrijf je een blok van anderhalf uur op in plaats van 3 blokken van 30 minuten. Dit laat namelijk je momenten zien dat werk vanzelf ging en kan je daar patronen uit halen wanneer deze flow momenten voor komen.

Succes ermee en graag hoor ik de resultaten in de comments van iedereen. Dus ook mensen die het niet vol kunnen houden en wat hun redenen zijn om te stoppen. Natuurlijk ook de verhalen van de mensen die succesvol zijn en een boost hebben gehaald in hun leven.

In een tijd waarin iedereen tegenwoordig 1 of meerdere e-mail adressen heeft, is de stroom aan e-mails die per dag binnenkomt vaak zo hoog dat het een hele taak is geworden om dit bij te houden. Mensen proberen op allerlei manieren hun e-mail stroom in orde te houden en verzinnen de meest ingewikkelde methodes om dit te doen.

Van het creëren van ingewikkelde folderstructuren en uitgebreide filtersystemen tot aan die prachtige popups in je scherm dat je een nieuwe e-mail binnen hebt gekregen. Het is vreemd om te zien dat mensen hun dag laten inplannen door de stroom e-mail  die binnen komt. Middenin een artikel dat je aan het schrijven bent krijg je opeens een popup dat er een nieuwe e-mail binnen is. Kun je je iets voorstellen dat meer afleidt dan dat? En dan hebben we het nog eens niet over de tijd die je weer nodig hebt om terug in het schrijven te komen.

Daarom is het tijd dat we e-mail eens anders gaan benaderen. Het middel e-mail is slechts een communicatiemiddel en mag op geen manier bepalen hoe jij zelf je tijd inplant. Onderstaand een lijst van tips om email op een veel nuttigere manier in te zetten.

Met een email kun je 4 dingen doen: je maakt er een taak van, je laat het iemand anders oplossen, je leest hem ter kennisgeving of je gooit hem weg.

Gebruik geen folders! Als je een mail hebt verwerkt zet je hem in het archief. Een grote bak met mail, die je met een goede desktop searchengine zoals Google Desktop uitstekend en snel kunt doorzoeken. Je kunt je niet voorstellen hoeveel rust deze methode van email opbergen je geeft, laat staan de tijd die vrijkomt doordat je geen ellenlange folderstructuren meer hoeft bij te houden.

Ingewikkelde filters maken je leven echt niet makkelijker! De enige mails waarvoor je filters kunt aanmaken zijn e-mails die je regelmatig binnen krijgt en die je eigenlijk zou willen lezen, maar geen hoge prioriteit hebben. Denk bijvoorbeeld aan afdelingsrapporten of nieuwsberichten.

Verwerk 1 keer per dag je email! Plan 1 moment op de dag in waarop je je email doorleest en verwerkt. Doe dit vlak voor de lunch of nog beter als laatste taak van de dag voordat je naar huis gaat. Dit zorgt ervoor dat je je eerst bezighoud met de belangrijke dingen op de dag in plaats van jezelf druk te maken om al die nieuwe taken die binnenkomen. Als het een noodgeval is dan vinden ze je wel!

Verwerk je e-mail snel! Tijdens het verwerken van je email ga je geen lange e-mails zitten tikken. Als je meer dan 2 minuten nodig hebt om een email te beantwoorden gaat hij op je takenlijst en plan je hem in. Anders beantwoord je hem gelijk.

Zorg ervoor dat op het einde van de dag je inbox leeg is! Zonder drukte in je hoofd kunnen stoppen met werken is een heerlijk gevoel. Een lege mailbox helpt hier bij. Alle email verwerk je door hem op je takenlijst te zetten, door te sturen, te beantwoorden, in je archief te zetten of gewoon te deleten.