Life Skills

Mensen gaan graag op reis om nieuwe plekken te ontdekken. De kosten voor reizen zijn vaak een limiterende factor voor hoe ver je reist of hoe vaak je gaat. In deze post ga ik kort wat tips geven om veel geld te besparen op vluchten.

Op veel grote zoekmachines naar goedkope vluchten vind je vaak een hele rits van vluchten door de grote erkende vliegtuigmaatschappijen. Soms heb je geluk en zit er een goedkopere vlucht tussen dan de rest. Echter snij je jezelf in de vinger als je niet verder kijkt dan deze aanbiedingen.

Veel kleinere maatschappijen of low-budget maatschappijen worden niet in deze zoekresultaten meegenomen. Vaak omdat je alleen rechtstreeks ben hun zelf kunt boeken, of dat de tussenhandel te weinig fee krijgt om ze mee te nemen in mogelijkheden.

Een goede oplossing is door de website whichbudget.com te gebruiken. Deze neemt low-cost carriers zoals Ryanair, Easyjet en vele andere kleine buiten Europa spelers mee in de zoekresultaten.

Als deze zoekmachine nog steeds te weinig oplevert is het ook slim om eens te kijken vanaf je vertrekkende luchthaven of aankomende luchthaven welke maatschappijen er vandaan vliegen of er op landen, zodat je bij hun rechtstreeks op zoek kan gaan naar een vlucht.

Het scheelt natuurlijk nogal wat dat je voor een reis vanaf Brussel naar Madrid geen 830 dollar heeft te betalen en zelfs onder het op eerste gezicht fatsoenlijke bedrag van 119 dollar kan gaan, naar slechts een bedrag van 33 euro. Toch snel verdiend geld, zodat je nog vaker op reis kan!

Tips:

• Denk eraan dat veel van de low-cost maatschappijen vanaf andere luchthavens dan de normale grote in een land. Eindhoven is voor Ryanair een grote hub, waar Amsterdam in Nederland de grootste is. Vaak worden de luchthavens nog steeds aangeduid met de naam van de dichtstbijzijnde grote stad, die soms honderden kilometers verderop ligt.
• Let op de verschillen in bagage regels! Bij het niet vooraf aanmelden of over het aantal koffers of kilo’s gaan gaat de teller goed tellen. De low-cost maatschappijen hebben de limieten vaak een stuk lager staan dan de ‘normale’ maatschappijen.
• Verwacht geen (uitgebreide) eet en drink service! Een groot deel van het inkomsten van de low-cost carriers worden binnen gehaald door de verkoop van drank, eten en spullen aan boord van het vliegtuig. Neem zelf dus genoeg eten en drinken mee het vliegtuig in.
• Midden in de week vliegen is veel goedkoper dan op een maandag of vrijdag. Het weekend is vaak het duurst, vooral naar toeristische locaties.
• Als je bezorgd bent om welke stoel je krijgt, kijk dan zeker eens hier: Seatguru.com

Als directeur van mijn eigen bedrijf werk ik het merendeel van de tijd vanuit thuis in mijn prachtige kantoor op zolder. Deze werkplek is compleet naar mijn ideale beeld ingericht en het enige wat ik nu nog mis is een uitzicht op zee (noteer: nieuw doel kantoor met uizicht op zee).

Als je vanuit thuis werkt dan vervaagd vaak de lijn tussen werk en privé. Je doet dingen tussendoor die met privé te maken hebben en s’avonds werk je vaak nog wat voor je werk. Je springt op en neer tussen privé en werk alsof het niets is. De scheidslijn zoals je die hebt als je naar kantoor gaat en op het einde van de dag weer naar huis gaat is er niet meer.

Dit is een gevaar maar nog meer een prachtige mogelijkheid. Vanaf nu is het mogelijk om om 8:30 de kinderen naar school te brengen en zonder in de file te staan nog steeds om 9 uur op kantoor aanwezig te zijn. Als de je een privé afspraak hebt bij de garage voor je auto dan hoef je er geen halve dag voor vrij te pakken, maar werk je in de avond uren nog even door.

Maar ook is het mogelijk dat je te diep erin blijft en op het moment dat je s’avonds een email binnen krijgt je zelf toch weer aan het werk zet. Of als iemand je belt tijdens een privé moment je toch weer even aan de gang gaat.

Om de prachtige flexibiliteit als thuiswerker te bewaren maar toch ook jezelf te beschermen is het daarom van belang om voor jezelf je kantoortijden vast te leggen. Net zoals je om 9 uur normaal op je kantoor op het werkadres aanwezig zou zijn en om 5 uur weer naar huis zou gaan, kan je zo ook voor je eigen kantoor aan huis reguliere kantoor tijden maken.

Voor mij zien deze in grofweg er als volgt uit:

• 10:00-12:00
• 13:00-17:00
• 23:00-01:00

Dit is een basisregel zoals ik deze normaal gebruik, maar als er iets tussenkomt privé dan schuif ik net zo makkelijk met deze blokken aan tijd zodat alles weer past. Op deze manier houd ik genoeg tijd en flexibiliteit over en al s’avonds een keer niet gaat of past dan pak ik een ochtendje op zaterdag erbij.

In ieder geval een duidelijk blokkensysteem met flexibiliteit die zorgt voor vrijheid en bescherming.

Weer zo’n verschrikkelijke communicatie methode waar je naar toe moet gaan in plaats van dat het naar je toe komt. Iemand spreekt een voicemail in, je ontvangt een sms’je (dat je weer moet verwijderen), je belt je voicemail op en hoort voor de zoveelste keer weer hetzelfde irritante menu en dan krijg je je bericht te horen.

9 van de 10 keer is het dan een voicemail bericht wat ongeveer als volgt klinkt: “He met mij, je nam je telefoon niet op, dus tja. Bel me even terug als je tijd hebt”. En die bellen we dus net weer niet terug! Totale tijdsverspilling omdat het een niets zeggend bericht is.

Op het moment dat voicemail goed geïntegreerd is met mijn email box (net zoals ik dat gedaan heb met faxen ontvangen), pas dan wordt het weer een toegevoegde waarde. Ik wacht dan ook met smart dat we in Nederland ook kunnen werken met Google Voice.

Dus momenteel heb ik mijn voicemail als volgt ingesproken:

Hallo, met Jorg Jansen. De beste methode om mij te bereiken is door een email te sturen naar Jorg punt Jansen met 1 s at gmail punt com. Je kunt ook een voicemail bericht achterlaten, deze worden 1 keer per dag verwerkt en naar me doorgemaild. Voor een snelle reactie laat dan een duidelijke vraag en uw email achter.

Op het einde van de dag luister ik mijn voicemail af. Die mensen die een concrete vraag hebben gesteld mail ik terug en de rest spreek ik weer wanneer het uitkomt. Minder tijd aan de telefoon en alle communicatie via de email zorgt ervoor dat er zaken concreet gemaakt wordt.

Chit chatten via email is minimaal en mensen komen to the point. Ideaal voor mensen die hun tijd kostbaar vinden en mij scheelt het minimaal 1,5 tot 2 uur per dag aan de telefoon hangen, waar ik eigenlijk aan het single-tasken was.

Iedereen heeft het altijd over multi-tasking. Ik dacht dat het eens interessant zou zijn om eens te praten over single-tasking.

Terwijl iedereen maar bezig is om meer en meer hooi op de vork te nemen en met tientallen dingen per dag bezig te zijn, blijkt uit onderzoeken en eigen ervaring dat het veel beter is om je gedachten te focussen en 1 taak tegelijk te doen.

Helaas is het in het huidige bedrijfsleven bijna onmogelijk om in 1 dagdeel je te focussen op een taak. Telefoontjes die tussendoor komen, e-mails die beantwoord moeten worden, collega’s die langs lopen met vragen maken het allemaal onmogelijk om je te concentreren en echt iets af te maken.

Al wil je resultaten behalen en je tijd optimaal besteden dan betekend dat dat je zo min mogelijk afleiding nodig hebt. Telefoon uit, email dicht, deur op slot en beginnen aan een taak en pas stoppen als het af is, is DE methode om dingen af te krijgen.

Dan kan je nog zo’n prachtige lijstjes bij houden hoe je zaken inplant en wanneer je wat doet, uiteindelijk komt het er op neer dat je de belangrijkste taak op je lijst pakt en net zo lang blijft stoempen tot dat deze af is.

In een tijd waarin iedereen tegenwoordig 1 of meerdere e-mail adressen heeft, is de stroom aan e-mails die per dag binnenkomt vaak zo hoog dat het een hele taak is geworden om dit bij te houden. Mensen proberen op allerlei manieren hun e-mail stroom in orde te houden en verzinnen de meest ingewikkelde methodes om dit te doen.

Van het creëren van ingewikkelde folderstructuren en uitgebreide filtersystemen tot aan die prachtige popups in je scherm dat je een nieuwe e-mail binnen hebt gekregen. Het is vreemd om te zien dat mensen hun dag laten inplannen door de stroom e-mail  die binnen komt. Middenin een artikel dat je aan het schrijven bent krijg je opeens een popup dat er een nieuwe e-mail binnen is. Kun je je iets voorstellen dat meer afleidt dan dat? En dan hebben we het nog eens niet over de tijd die je weer nodig hebt om terug in het schrijven te komen.

Daarom is het tijd dat we e-mail eens anders gaan benaderen. Het middel e-mail is slechts een communicatiemiddel en mag op geen manier bepalen hoe jij zelf je tijd inplant. Onderstaand een lijst van tips om email op een veel nuttigere manier in te zetten.

Met een email kun je 4 dingen doen: je maakt er een taak van, je laat het iemand anders oplossen, je leest hem ter kennisgeving of je gooit hem weg.

Gebruik geen folders! Als je een mail hebt verwerkt zet je hem in het archief. Een grote bak met mail, die je met een goede desktop searchengine zoals Google Desktop uitstekend en snel kunt doorzoeken. Je kunt je niet voorstellen hoeveel rust deze methode van email opbergen je geeft, laat staan de tijd die vrijkomt doordat je geen ellenlange folderstructuren meer hoeft bij te houden.

Ingewikkelde filters maken je leven echt niet makkelijker! De enige mails waarvoor je filters kunt aanmaken zijn e-mails die je regelmatig binnen krijgt en die je eigenlijk zou willen lezen, maar geen hoge prioriteit hebben. Denk bijvoorbeeld aan afdelingsrapporten of nieuwsberichten.

Verwerk 1 keer per dag je email! Plan 1 moment op de dag in waarop je je email doorleest en verwerkt. Doe dit vlak voor de lunch of nog beter als laatste taak van de dag voordat je naar huis gaat. Dit zorgt ervoor dat je je eerst bezighoud met de belangrijke dingen op de dag in plaats van jezelf druk te maken om al die nieuwe taken die binnenkomen. Als het een noodgeval is dan vinden ze je wel!

Verwerk je e-mail snel! Tijdens het verwerken van je email ga je geen lange e-mails zitten tikken. Als je meer dan 2 minuten nodig hebt om een email te beantwoorden gaat hij op je takenlijst en plan je hem in. Anders beantwoord je hem gelijk.

Zorg ervoor dat op het einde van de dag je inbox leeg is! Zonder drukte in je hoofd kunnen stoppen met werken is een heerlijk gevoel. Een lege mailbox helpt hier bij. Alle email verwerk je door hem op je takenlijst te zetten, door te sturen, te beantwoorden, in je archief te zetten of gewoon te deleten.

Boeken zijn schitterende dingen. Voor een klein beetje geld krijg je een hoopje papier vol met kennis, anekdotes en verhalen die je leven compleet kunnen veranderen. Als autodidact verslind ik ze en gaan er per week toch altijd wel 1 tot 2 boeken doorheen. Sommige boeken zijn inzichtvol, andere vol emoties en weer andere zetten je met beide benen op de grond. Niet alle boeken zijn altijd fantastisch maar het opnemen van nieuwe kennis en daar je eigen draai aangeven is een fantastische gewaarwording.

Het leek me leuk om af en toe een boek hier door te nemen. Een korte samenvatting zoals je wilt. De belangrijkste punten die ik eruit heb gehaald. Het is zonde om de nieuw opgenomen kennis niet te delen, en ook al vindt ik dat iedereen eigenlijk zelf de nodige boeken zou door moeten nemen om optimaal dit je eigen draai te kunnen geven, is niet iedereen van huis uit een geboren lezer. Ikzelf was dit ook niet, maar door als doel te stellen een autodidact te worden heb ik me de life skill van het (snel)lezen eigen gemaakt.

Het eerste boek wat ik wil samenvatten is ‘Eat That Frog!’ van Brian Tracy. De kortst mogelijke samenvatting die ik van dit boek kan geven is als volgt: Als je op een dag een kikker op zou moeten eten dan is dit waarschijnlijk het ergste wat je zal moeten doen op die dag. Nou kan je daar heel de dag omheen gaan draaien en over nazitten denken, maar als je nu op het moment dat je uit bed springt gelijk die kikker pakt en opeet, dan ben je er gelijk van af. Geen uitstel, geen zorgen! Klaar en simpel.

De metafoor van het boek is leuk gevonden en pakt dit concept volop op in het rest van het boek. Hieronder een samenvatting van de regels en acties die uit het boek komen.

• Pak een stuk papier en schrijf hierop 10 doelen die je dit jaar wilt verwezenlijken Bekijk deze lijst en pak dan het doel wat de grootste positieve impact heeft op je leven als je dit doel verwezenlijkt. Schrijf dit doel op een apart stuk papier en zet een deadline, maak een plan en doe elke dag iets wat je dichte bij dit doel brengt.
• Plan elke dag, week en maand van te voren. Schrijf alles op wat je in de komende 24 uur moet doen. Geef verschillende prioriteiten aan je doelen, projecten en taken. Hiermee bepaal je welke kikker je als eerste op moet eten.
• Welke 10-20% van taken leveren 80-90% van het resultaat op? Richt je op deze taken!
• Bekijk regelmatig je doelen, projecten en taken opnieuw. Reorganiseer wanneer dit nodig is. Blijf je afvragen op elke uur van de dag wat het belangrijkste is wat je nu kan doen. Wat brengt de grootste positieve verandering.
• Neutraliseer een taak door als volgt te denken: Als ik wist wat ik nu wist, zou ik dan starten met deze taak? Als je het niet zou doen, stop er dan mee of delegeer. Focus!
• Gebruik de ABCDE methode om je taken in te delen. Zet een A voor een taak als deze zeer belangrijk is: een moetje. B voor een taak die je zou moeten doen. Een C voor een taak die een leuk resultaat oplevert als je dit zou doen. De D is van delegeren en de E van elimineren, oftewel daar vallen we niemand mee lastig.
• Bepaal de belangrijkste resultaat verplichtingen van je werk en geef jezelf hier een cijfer voor. Probeer deze resultaten de verbeteren. Neem dit ook op met je baas en vraag om terugkoppeling. Bespreek deze resultaten met je collega’s en andere. Blijf dit herhalen.
• Concentreer je op de 3 belangrijkste taken die je moet doen. Als je maar 1 taak vandaag zou mogen doen, welke doe je dan? Pas dit toe op alle verschillende rollen in je leven. Organiseer ze, geef ze een prioriteit.
• Voorbereiding is alles. Kijk naar je werkplek, hoe schoner en netter deze is, des te productiever en positiever ben je.
• Pak een taak die je al een tijdje uitstelt en ontleed deze in kleine stapjes. Begin stap voor stap alles af te maken zodat je uiteindelijk een groot eindresultaat hebt.
• Blijf leren en jezelf verbeteren. Wordt een levenslange student. Benoem de skills die je het meeste nodig hebt in je werk en wordt daar een meester in!
• Vraag jezelf af waar je nu echt goed in bent. Wat vind je het leukste aan je werk? Wat is het gene wat je de meeste promotie heeft gegeven. Als je de loterij zou winnen, welke baan zou je dan pakken. Focus op je speciale talenten.
• Benoem het grootste doel in je leven en bekijk waarom je deze nog niet hebt behaald. Wat zijn de factoren die ervoor zorgen dat je er nog niet bent en ga ze stuk voor stuk oplossen. Nu!
• Zet deadlines op elke taak en actitiviteit. Creëer je eigen discipline systeem door deadlines te gebruiken en proberen deze te halen en te verbeteren. Schrijf elke stap op van een plan en kijk hoelang je erover zou moeten doen. Race tegen je eigen klok en win!
• Analyseer je huidige energie niveau en je dagelijkse gezondheid gewoontes. Probeer dit te verbeteren. Selecteer 1 activiteit die, als je deze zou doen, meteen invloed zou hebben op je energieniveau. Verbeter je gezondheid en ervaar hoge energielevels.
• Controleer je gedachten. Denk positief en probeer voortgang te boeken en geen excuses te maken. Blijf naar voren kijken.
• Pak stilte momenten waarbij al je communicatie middelen uitstaan. Geen telefoon, email, fax, deurbellen. Pak 1 dag in de week waarbij je geen telefoon, computer of ander communicatiemiddel gebruikt. Op deze manier laadt je je mentale brein weer helemaal op.
• Aktie en doe het nu! Verdeel een grote taak in stukken en begin. Stel niet uit maar doe wat je nu kan doen.
• Denk na over hoe je tijd kan besparen door te plannen, delegeren of te verwijderen. Zorg ervoor dat elke minuut telt!
• Probeer een taak belangrijk te maken als deze af moet.
• Als je aan een taak begint, maak deze dan in 1 keer af. Laat je niet afleiden maar concentreer je. Pak pas een volgende taak op als de eerste af is.

Conclusie

‘Eat that frog’ leest lekker weg. Met slechts 127 bladzijdes had ik hem zelf in een avond uit. Het is een duidelijk boek zonder teveel wiswas eromheen. Geen ellenlange verhalen eromheen, maar duidelijk een punt maken met een voorbeeld erbij en klaar. Zeker een aanrader om eens door te nemen. Bekijk hier het boek online en lees wat hoofdstukken.

Veel mensen hebben tijdens hun schooljaren vaak een extra taal geleerd buiten de standaard Nederlandse en Engelse taal. Na hun schooljaren gebruiken ze deze niet meer en raken de taal kwijt. Zonde van al die avonden rijtjes in je kop stampen!

Als je een taal niet blijft spreken, vergeet je hem. Zo simpel is het. En nu kan je wel een paar uur per week in deze taal gaan spreken, maar dat is ook weer zo zonde van je tijd. Plus het feit als je het niet gebruikt in het echte leven er allemaal taalfouten en uitspraak gebreken niet naar boven komen.

Het is veel makkelijker om een taal te laten liggen als je hem niet gebruikt en hem weer te reactiveren wanneer je hem nodig hebt. De taal is niet echt vergeten, maar is opgeslagen in je onderbewuste. Het heeft slechts de juiste prikkels nodig om deze weer te activeren.

Hieronder, een methode om je vergeten taal weer te reactiveren;

1. Begin de eerste week met het kijken van films in de taal die je wilt reactiveren, pak deze met Nederlandse ondertitels erbij. Probeer elke dag een film te kijken, de eerste week.
2. Lees stripboeken in de te reactiveren taal
3. Pak een woordenboek en lees deze compleet door. Het zien van de woorden zal een herkenning naar voren brengen.
4. Lees de regels van zinsbouw nog eens door en probeer deze in de praktijk. Het praten met mensen die de taal als moedertaal hebben is van zeer grote waarden.
5. Gebruik taalkaartjes en blijf deze gebruiken. Deze zijn te bestellen bij de meeste boekhandels. Op elke kaartje staat een woord met vertaling en het gebruik ervan in een zin.

Als je bovenstaande 3 weken lang doet, voor 1-2 uur per dag, dan zal je merken dat je vergeten taalkennis gigantisch snel is hersteld.

Aangezien we met onze familie op vakantie gaan naar Frankrijk in de zomervakantie, ga ik zelf ook met deze methode aan de slag. Ik zal mijn voortgang van het reactiveren van de Franse taal bijhouden op mijn persoonlijk blog. Voor de interesseerde hier te vinden.

In een volgend artikel over taal, ga ik het hebben over het aanleren van een compleet nieuwe taal in een zo’n kort mogelijke tijd. Succes in ieder geval met het reactiveren!

Met dank aan Timothy Ferris als inspiratie voor dit artikel.

Laat ik er maar niet omheen draaien: ik heb zo’n hekel aan het kijken naar presentaties! Presentaties duren altijd te lang, er is geen interactie met het publiek, al die rijen met bulletpoints ben ik bij de volgende slide al weer vergeten, mensen lezen de slides voor, etc, etc. Verschrikkelijk…

En alhoewel 98% van de presentaties in bovenstaande categorie passen, zijn er gelukkig ook uitzonderingen. Ikzelf ben een van de weinige mensen die het volgens mij leuk vinden om een presentatie te geven, en verdiep met dan ook regelmatig in deze materie om het interessanter en leuker voor het publiek te maken. Ik zal mijn ervaringen hierin dan ook maar eens delen met de lezers.

De eerste presentatie tip en vorm die ik eens voor wil leggen is de Pecha Kucha methode. In het kort houdt dit in dat de presentatie bestaat uit 20 slides die elk 20 seconden op het scherm getoond worden. De totale duur van de presentatie is dus 6:40 minuten! Dat is nogal eens wat anders dan wat je normaal meemaakt natuurlijk. Vragen worden pas achteraf gesteld, zodat de presentator zijn verhaal in een keer kan afmaken. Door het korte tijdsbestek wordt het doel van de presentatie heel duidelijk naar voren gehaald en blijft de presentatie, maar vooral ook het publiek, geconcentreerd.

Deze methode van presenteren is in 2003 bedacht door Astrid Klein en Mark Dytham van het Klein-Dytham Architecture. Ze wilden jonge ontwerpers een plaats geven om samen te komen en te netwerken. Ze bedachten hierbij een methode om ontwerpers hun werk te laten zien op zo’n manier dat er 8 tot 14 ontwerpers het podium op  konden komen en dat het publiek nog steeds geconcentreerd was. Pecha Kucha was geboren.

Waar deze methode ontstond in de creatieve en kunst hoek, zie je nu ook een duidelijke acceptatie in de rest van het bedrijfsleven op gang komen. Zullen we eindelijk een tijdperk gaan bereiken waarbij de klassieke powerpoint presentaties voor dood worden verklaard?

Er is al veel geschreven over de noodzaak van plannen. En toch doen mensen die in praktijk niet of op een verkeerde manier. Veel mensen begrijpen tegenwoordig wel dat het positief is om doelen te hebben waar je naar toe werkt, maar de concrete stappen die daarop moeten volgen worden dan weer vergeten.

Een goede methode waar ik zelf veel plezier van heb is dat ik de avond voor een nieuwe dag, de volgende dag doorneem en plan. Op deze manier weet ik welke afspraken ik nog heb staan en hoe alles eruit ziet. Op deze manier ga ik een vol hoofd naar bed. De dag is gepland en de belangrijke dingen staan genoteerd.

Van daaruit ga je dan nog een stap verder. Als je net als mij het meeste werk achter je computer doet, neem dan s’ochtends voordat je begint nogmaals even de tijd om je lijst door te nemen en besluit dan waar je mee gaat beginnen. Hier ga je dan mee aan de gang totdat je het af hebt. Geen andere zaken tussendoor proberen te doen! Focus op dit ene ding. Multitasking is niet weggelegd voor mensen die productief zijn en het maximale uit hun tijd willen halen.

Als je klaar bent en het is tijd om even pauze te nemen, wacht dan even! Plan voordat je een pauze neemt eerst in wat de volgende taak is als je weer achter je bureau gaat zitten. Op deze manier zorg je ervoor dat je niets uitstelt en dat de ‘missie’ weer duidelijk is. Je wilt tenslotte de tijd achter je pc zo kort mogelijk houden om andere leuke dingen te doen. Doelloos surfen en rondklikken is een echte tijdverspiller.

Doe dit eens een week lang als test en je zult de gigantische productiviteitsverschillen gelijk opmerken. Plannen scheelt tijd!

Waarom duren vergaderingen altijd 1 uur? Ik vind het altijd opmerkelijk dat als ik een uitnodiging krijg voor een vergadering dat deze altijd 1 uur duurt. Of de onderwerpenlijst nu lang of kort is, het is altijd een uur. Hier een lijst van 10 tips om productieve vergadering te houden (ja ja, ze bestaan!)

1. Laten we om te beginnen eens de tijd plannen die we daadwerkelijk nodig hebben voor een vergadering. En dan doen we deze dan ook nog een door de helft.

2. Weet van te voren wat voor type vergadering je gaat doen. Ik heb hier al eerder over geschreven. Weet of je een informerende, toestemming vragende of discussie vergadering bij gaat wonen. Als het een van de eerste twee is, vraag dan om de notulen of presentatie en ga verder met wat nuttigs doen. Vergaderingen hoeven alleen plaats te vinden indien er een oprechte discussie nodig is.

3. Hou een duidelijke agenda aan met de discussie punten. Per punt dan ook nog eens een maximum tijdsduur. Bij Cisco is het zelfs zo dat als mensen afwijken van de agenda, andere mensen het recht hebben om op te staan en weg te lopen.

4. Doe geen last-minute vergaderingen. Plan ze in ieder geval een paar dagen van te voren, zodat iedereen zich kan inlezen en voorbereiden.

5. Start op tijd! Iemand 5 minuten te laat? Jammer! Cisco doet de deur op slot op het moment dat de vergadering start.

6. Gebruik een voorzitter. Iemand die op de agenda let en de algehele doorgang van de vergadering

7. Gebruik een aparte notulist. Deze tikt live op een beamer de notulen in, zodat de rest van de groep gelijk kan zien of deze goed zijn. Op deze manier verlies je naderhand geen kostbare tijd met het nalezen van de notulen om te zien of ze goed zijn.

8. Gebruik een grote klok. Projecteer een grote klok op het scherm zodat iedereen weet hoe ver ze zijn in de meeting.

9. Stop op tijd. Niets zo vervelend als vergaderingen die uitlopen. Is de geplande tijd voorbij en nog niet alle punten zijn besproken? Dan heeft de voorzitter zijn werk niet goed gedaan, of dan zijn er punten aan bod gekomen die dus nog dieper in een volgende sessie behandeld moeten worden.

10. Doe de vergadering terwijl je staat. Het zal je verbazen hoeveel sneller er beslissingen genomen worden en hoeveel korter deze meeting duurt. Andere trucs om de voortgang zeker te stellen is de vergadering als laatste onderdeel van de dag te doen. Het beste natuurlijk op vrijdag om 16:00 uur.