Een simpele vraag die vaak gesteld wordt door mensen. Vaak vinden mensen dat ze te weinig productief zijn en te vaak dingen uitstellen. Nou zijn er al duizend+ boeken geschreven over dit onderwerp en het verbaast me altijd om te zien hoeveel pagina’s er besteed kunnen worden aan dit onderwerp.
Er blijven natuurlijk heel veel mogelijkheden die voor de ene persoon beter werken dan voor de ander. Er zijn systemen die met ingewikkelde lange lijsten werken en allerlei statussen geven aan zaken die moeten gebeuren en er zijn systemen die meer werken vanuit je gevoel en laten flowen in het werk.
Daarom kan ik alleen vertellen wat voor mij werkt en voor de teams waar ik leiding aan gegeven heb die ik deze methode heb geleerd. Niet iedereen is geschikt voor deze methode maar voor degene voor wie het wel past geeft het een ontzettende productiviteit boost.
In het kort komt het er op neer dat je je dagen op gaat delen in sessies van 30 minuten en gaat opschrijven wat je de laatste 30 minuten hebt gedaan. De hoofdzaken alleen! Dus bijvoorbeeld het schrijven van een blog, beantwoorden email, etc. Toiletbezoeken opschrijven mag je achterwegen halen. 
Dit doe je in totaal voor 30 dagen, de tijd die nodig is om een nieuwe gewoonte te kweken in je leven. 30 dagen lang, elke dag een journaal bijhouden van wat je doet. Puur vanwege het feit dat je zichtbaar maakt dat je op maandag tussen 14 en 17 uur eigenlijk alleen maar hebt zitten surfen op het internet geeft een grote spiegel voor jezelf om te beseffen dat dat niet kan.
Namelijk van jezelf op papier zien dat je niets aan het doen bent terwijl je jezelf hebt voorgenomen productief te zijn tijdens de dag is prikkel genoeg om toch door te blijven gaan.
Blijf ook loggen in het weekend en blijf het systeem flexibel gebruiken! Dus als je eens een anderhalf uur lang in een flow qua werk hebt gezeten dan schrijf je een blok van anderhalf uur op in plaats van 3 blokken van 30 minuten. Dit laat namelijk je momenten zien dat werk vanzelf ging en kan je daar patronen uit halen wanneer deze flow momenten voor komen.
Succes ermee en graag hoor ik de resultaten in de comments van iedereen. Dus ook mensen die het niet vol kunnen houden en wat hun redenen zijn om te stoppen. Natuurlijk ook de verhalen van de mensen die succesvol zijn en een boost hebben gehaald in hun leven.
Er zit een gigantische kracht in een ochtend routine. Het maakt het verschil tussen voorop lopen en een leider kunnen zijn of onderdeel uitmaken van de grote groep.
De kracht van een goede ochtend routine zit hem in het feit dat je voor enkele uren in de ochtend tijd maakt om je dagelijkse zaken al af te handelen, waar je normaal gesproken tijdens werktijd of avonduren geen tijd of vaak geen zin meer in hebt.
Ongestoord je e-mail kunnen verwerken of bijlezen in vakliteratuur. Een sport moment in de ochtend om jezelf te kickstarten. Tijd voor je gezin maken voordat je naar het werk gaat. En als je dan om 9 uur op kantoor bent, heb je zelf de belangrijkste dingen van de dag er al weer op zitten.
Geen schuld gevoel in de avond als je de puf niet meer hebt om nog te gaan sporten. Geen ontspannen gevoel omdat er nog zoveel e-mails staan die nog beantwoord moeten worden. Heerlijk.
Ter illustratie hier mijn eigen ochtend routine:
- 5:00 opstaan en met kop thee achter de computer mijn communicatie en informatie bronnen verwerken
- 5:30 schrijven van een paar artikelen
- 6:45 Hardlopen of zwemmen
- 7:45 Ontbijten met familie en kinderen naar school brengen
- 8:40 Everymen ochtend nap
- 9:00 Kantoor werk
Als directeur van mijn eigen bedrijf werk ik het merendeel van de tijd vanuit thuis in mijn prachtige kantoor op zolder. Deze werkplek is compleet naar mijn ideale beeld ingericht en het enige wat ik nu nog mis is een uitzicht op zee (noteer: nieuw doel kantoor met uizicht op zee).
Als je vanuit thuis werkt dan vervaagd vaak de lijn tussen werk en privé. Je doet dingen tussendoor die met privé te maken hebben en s’avonds werk je vaak nog wat voor je werk. Je springt op en neer tussen privé en werk alsof het niets is. De scheidslijn zoals je die hebt als je naar kantoor gaat en op het einde van de dag weer naar huis gaat is er niet meer.
Dit is een gevaar maar nog meer een prachtige mogelijkheid. Vanaf nu is het mogelijk om om 8:30 de kinderen naar school te brengen en zonder in de file te staan nog steeds om 9 uur op kantoor aanwezig te zijn. Als de je een privé afspraak hebt bij de garage voor je auto dan hoef je er geen halve dag voor vrij te pakken, maar werk je in de avond uren nog even door.
Maar ook is het mogelijk dat je te diep erin blijft en op het moment dat je s’avonds een email binnen krijgt je zelf toch weer aan het werk zet. Of als iemand je belt tijdens een privé moment je toch weer even aan de gang gaat.
Om de prachtige flexibiliteit als thuiswerker te bewaren maar toch ook jezelf te beschermen is het daarom van belang om voor jezelf je kantoortijden vast te leggen. Net zoals je om 9 uur normaal op je kantoor op het werkadres aanwezig zou zijn en om 5 uur weer naar huis zou gaan, kan je zo ook voor je eigen kantoor aan huis reguliere kantoor tijden maken.
Voor mij zien deze in grofweg er als volgt uit:
- 10:00-12:00
- 13:00-17:00
- 23:00-01:00
Dit is een basisregel zoals ik deze normaal gebruik, maar als er iets tussenkomt privé dan schuif ik net zo makkelijk met deze blokken aan tijd zodat alles weer past. Op deze manier houd ik genoeg tijd en flexibiliteit over en al s’avonds een keer niet gaat of past dan pak ik een ochtendje op zaterdag erbij.
In ieder geval een duidelijk blokkensysteem met flexibiliteit die zorgt voor vrijheid en bescherming.
Iedereen heeft het altijd over multi-tasking. Ik dacht dat het eens interessant zou zijn om eens te praten over single-tasking.
Terwijl iedereen maar bezig is om meer en meer hooi op de vork te nemen en met tientallen dingen per dag bezig te zijn, blijkt uit onderzoeken en eigen ervaring dat het veel beter is om je gedachten te focussen en 1 taak tegelijk te doen.
Helaas is het in het huidige bedrijfsleven bijna onmogelijk om in 1 dagdeel je te focussen op een taak. Telefoontjes die tussendoor komen, e-mails die beantwoord moeten worden, collega’s die langs lopen met vragen maken het allemaal onmogelijk om je te concentreren en echt iets af te maken.
Al wil je resultaten behalen en je tijd optimaal besteden dan betekend dat dat je zo min mogelijk afleiding nodig hebt. Telefoon uit, email dicht, deur op slot en beginnen aan een taak en pas stoppen als het af is, is DE methode om dingen af te krijgen.
Dan kan je nog zo’n prachtige lijstjes bij houden hoe je zaken inplant en wanneer je wat doet, uiteindelijk komt het er op neer dat je de belangrijkste taak op je lijst pakt en net zo lang blijft stoempen tot dat deze af is.
Er is al veel geschreven over de noodzaak van plannen. En toch doen mensen die in praktijk niet of op een verkeerde manier. Veel mensen begrijpen tegenwoordig wel dat het positief is om doelen te hebben waar je naar toe werkt, maar de concrete stappen die daarop moeten volgen worden dan weer vergeten.
Een goede methode waar ik zelf veel plezier van heb is dat ik de avond voor een nieuwe dag, de volgende dag doorneem en plan. Op deze manier weet ik welke afspraken ik nog heb staan en hoe alles eruit ziet. Op deze manier ga ik een vol hoofd naar bed. De dag is gepland en de belangrijke dingen staan genoteerd.
Van daaruit ga je dan nog een stap verder. Als je net als mij het meeste werk achter je computer doet, neem dan s’ochtends voordat je begint nogmaals even de tijd om je lijst door te nemen en besluit dan waar je mee gaat beginnen. Hier ga je dan mee aan de gang totdat je het af hebt. Geen andere zaken tussendoor proberen te doen! Focus op dit ene ding. Multitasking is niet weggelegd voor mensen die productief zijn en het maximale uit hun tijd willen halen.
Als je klaar bent en het is tijd om even pauze te nemen, wacht dan even! Plan voordat je een pauze neemt eerst in wat de volgende taak is als je weer achter je bureau gaat zitten. Op deze manier zorg je ervoor dat je niets uitstelt en dat de ‘missie’ weer duidelijk is. Je wilt tenslotte de tijd achter je pc zo kort mogelijk houden om andere leuke dingen te doen. Doelloos surfen en rondklikken is een echte tijdverspiller.
Doe dit eens een week lang als test en je zult de gigantische productiviteitsverschillen gelijk opmerken. Plannen scheelt tijd!
