Life Skills

Weer zo’n verschrikkelijke communicatie methode waar je naar toe moet gaan in plaats van dat het naar je toe komt. Iemand spreekt een voicemail in, je ontvangt een sms’je (dat je weer moet verwijderen), je belt je voicemail op en hoort voor de zoveelste keer weer hetzelfde irritante menu en dan krijg je je bericht te horen.

9 van de 10 keer is het dan een voicemail bericht wat ongeveer als volgt klinkt: “He met mij, je nam je telefoon niet op, dus tja. Bel me even terug als je tijd hebt”. En die bellen we dus net weer niet terug! Totale tijdsverspilling omdat het een niets zeggend bericht is.

Op het moment dat voicemail goed geïntegreerd is met mijn email box (net zoals ik dat gedaan heb met faxen ontvangen), pas dan wordt het weer een toegevoegde waarde. Ik wacht dan ook met smart dat we in Nederland ook kunnen werken met Google Voice.

Dus momenteel heb ik mijn voicemail als volgt ingesproken:

Hallo, met Jorg Jansen. De beste methode om mij te bereiken is door een email te sturen naar Jorg punt Jansen met 1 s at gmail punt com. Je kunt ook een voicemail bericht achterlaten, deze worden 1 keer per dag verwerkt en naar me doorgemaild. Voor een snelle reactie laat dan een duidelijke vraag en uw email achter.

Op het einde van de dag luister ik mijn voicemail af. Die mensen die een concrete vraag hebben gesteld mail ik terug en de rest spreek ik weer wanneer het uitkomt. Minder tijd aan de telefoon en alle communicatie via de email zorgt ervoor dat er zaken concreet gemaakt wordt.

Chit chatten via email is minimaal en mensen komen to the point. Ideaal voor mensen die hun tijd kostbaar vinden en mij scheelt het minimaal 1,5 tot 2 uur per dag aan de telefoon hangen, waar ik eigenlijk aan het single-tasken was.

In een tijd waarin iedereen tegenwoordig 1 of meerdere e-mail adressen heeft, is de stroom aan e-mails die per dag binnenkomt vaak zo hoog dat het een hele taak is geworden om dit bij te houden. Mensen proberen op allerlei manieren hun e-mail stroom in orde te houden en verzinnen de meest ingewikkelde methodes om dit te doen.

Van het creëren van ingewikkelde folderstructuren en uitgebreide filtersystemen tot aan die prachtige popups in je scherm dat je een nieuwe e-mail binnen hebt gekregen. Het is vreemd om te zien dat mensen hun dag laten inplannen door de stroom e-mail  die binnen komt. Middenin een artikel dat je aan het schrijven bent krijg je opeens een popup dat er een nieuwe e-mail binnen is. Kun je je iets voorstellen dat meer afleidt dan dat? En dan hebben we het nog eens niet over de tijd die je weer nodig hebt om terug in het schrijven te komen.

Daarom is het tijd dat we e-mail eens anders gaan benaderen. Het middel e-mail is slechts een communicatiemiddel en mag op geen manier bepalen hoe jij zelf je tijd inplant. Onderstaand een lijst van tips om email op een veel nuttigere manier in te zetten.

Met een email kun je 4 dingen doen: je maakt er een taak van, je laat het iemand anders oplossen, je leest hem ter kennisgeving of je gooit hem weg.

Gebruik geen folders! Als je een mail hebt verwerkt zet je hem in het archief. Een grote bak met mail, die je met een goede desktop searchengine zoals Google Desktop uitstekend en snel kunt doorzoeken. Je kunt je niet voorstellen hoeveel rust deze methode van email opbergen je geeft, laat staan de tijd die vrijkomt doordat je geen ellenlange folderstructuren meer hoeft bij te houden.

Ingewikkelde filters maken je leven echt niet makkelijker! De enige mails waarvoor je filters kunt aanmaken zijn e-mails die je regelmatig binnen krijgt en die je eigenlijk zou willen lezen, maar geen hoge prioriteit hebben. Denk bijvoorbeeld aan afdelingsrapporten of nieuwsberichten.

Verwerk 1 keer per dag je email! Plan 1 moment op de dag in waarop je je email doorleest en verwerkt. Doe dit vlak voor de lunch of nog beter als laatste taak van de dag voordat je naar huis gaat. Dit zorgt ervoor dat je je eerst bezighoud met de belangrijke dingen op de dag in plaats van jezelf druk te maken om al die nieuwe taken die binnenkomen. Als het een noodgeval is dan vinden ze je wel!

Verwerk je e-mail snel! Tijdens het verwerken van je email ga je geen lange e-mails zitten tikken. Als je meer dan 2 minuten nodig hebt om een email te beantwoorden gaat hij op je takenlijst en plan je hem in. Anders beantwoord je hem gelijk.

Zorg ervoor dat op het einde van de dag je inbox leeg is! Zonder drukte in je hoofd kunnen stoppen met werken is een heerlijk gevoel. Een lege mailbox helpt hier bij. Alle email verwerk je door hem op je takenlijst te zetten, door te sturen, te beantwoorden, in je archief te zetten of gewoon te deleten.