Pioriteiten Stellen
Zoals wel eens vaker het geval is zat ik vandaag mijn prioriteiten van de dag weer eens op te sommen zodat ik een weloverwogen keuze kon maken om aan de gang te gaan. Allerlei goeroes hebben tig van methodes bedacht om hier mee om te gaan en ik moet zeggen dat ik er behoorlijk wat bekeken en geprobeerd heb. Toch blijf ik steeds terug vallen op een tweetal methodes die voor mij uitstekend werken. Hieronder een kort overzicht van die twee.
De eerste methode waar ik erg van onder de indruk ben geworden was het kwadranten systeem. In het kort kan je een taak in 4 verschillende kwadranten plaatsen:
Urgent / Belangrijk- Niet Urgent / Belangrijk
- Urgent / Onbelangrijk
- Niet Urgent / Onbelangrijk
Het eerste kwadrant is een echt reactie kwadrant. Hier spelen zich zaken af zoals het halen van een deadline of helpen bij een ongeluk. We moeten hier tijd aan spenderen.
Teveel tijd in het eerste kwadrant zitten, zoals bijvoorbeeld crisismanagers, is absoluut niet goed! De spanning en stress die hierdoor ontstaat is op lange termijn gewoon schadelijk voor de gezondheid en levert vaak een burnout op.
Daarom zullen we preventief te werk moeten gaan in het tweede kwadrant. Al waren we nu inderdaad op tijd gestart met het project dan was het niet in kwadrant 1 terecht gekomen. Kwadrant twee is het kwadrant van de kwaliteit en proactiviteit. Het kwadrant waar we de meest taken in zouden moeten stoppen maar wat vaak in de praktijk niet het geval is.
Het derde kwadrant lijkt wat op het eerste kwadrant maar is daarom ook het meest misleidende kwadrant. De illusie van belangrijkheid, ook al is het misschien echt belangrijk voor een ander, moet vermeden worden. Wie heeft er nooit eens last van die onverwachte bezoeker terwijl , dat telefoontje wat op een verkeerd moment komt of die ellenlange niet productieve vergaderingen.
Het laatste kwadrant, het vierde, is het echte tijdverspillingkwadrant. Door alle drukte van tegenwoordig en het gevlieg van kwadrant 1 en 2 raken we zo uitgeput dat we ons heil zoeken in de ontspanning van kwadrant vier. Het vluchtgedrag brengt ons bij soaps op tv, doelloos surfen op het internet, en zo kan je er vast nog wel wat opnoemen.
Na het plaatsen van de taken in het juiste kwadrant kan het nog steeds voorkomen dat er de nodige taken in staan. Hoe werken we nu deze af? Daarvoor kan je gebruik maken van de List of Six methode. Er staan hele folklore verhalen op internet die tegen geld verkocht worden om je deze methode te leren, maar ik zal je het geld besparen en in 1 alinea uitleggen hoe deze werkt.
Een software pakket om je List of Six in te noteren. Uiteraard kan een papiertje ook genoeg zijn.
In het kort komt er op neer dat je uit de kwadranten 1 en 2 een verzamelde lijst van activiteiten krijgt. Uiteraard vaak te lang om allemaal op 1 dag te doen. Je selecteert 6 taken die je vandaag van je lijst afgewerkt wilt hebben en die zet je analoog of digitaal op een papiertje met daarvoor de nummers 1 tot en met 6. Je begint bij actiepunt 1 en legt alles aan de kant wat hier niet mee te maken heeft. De rest zorgt alleen voor afleiding. Je gaat net zolang door totdat punt 1 afgewerkt is, en wanneer je klaar bent ga je verder met punt 2.
Als krijg je niet de hele lijst af op 1 dag? Geen probleem. De volgende dag schuiven de overgebleven punten naar boven toe en worden ze weer aangevuld tot en met nummer 6 met de rest van de taken van de grote lijst. Op deze manier wordt je niet ondergedompeld in een te grote takenlijst terwijl je duidelijk gefocust aan de gang kan blijven.
De combinatie van bovenstaande twee methodes kan een ontzettend productieve methode van werken op leveren en het goede gevoel wat je hiervan krijgt is onbetaalbaar.